Αποτελεσματική διαχείριση χρόνου σε ένα περιβάλλον ΟΚοιΠ: Μύθος ή πραγματικότητα;
Είναι πολύ εύκολο να αισθανόμαστε ότι ο χρόνος στην εργασία ελέγχει εμάς και όχι εμείς τον χρόνο. Τηλέφωνα που χτυπάνε συνεχώς, η μια συνάντηση μετά την άλλη, οι συνάδελφοι που έρχονται στο γραφείο μας με τα δικά τους επείγοντα αιτήματα. Ειδικά στον χώρο των ΟΚοιΠ, οι προκλήσεις είναι ακόμα περισσότερες. Πολλοί από εμάς συνδυάζουμε το όραμά μας και την εργασία μας, με “πρωϊνές δουλειές γραφείου”, απαιτητικά ωράρια, οικογένεια, παιδιά, μικρές ομάδες όπου όλοι κάνουν λίγο από όλα. Έτσι, το να θέσει κάποιος ξεκάθαρα όρια σε σχέση με τη διαχείριση του χρόνου του, φαίνεται ακατόρθωτο. Το αποτέλεσμα είναι άγχος και, πολλές φορές, η αίσθηση του απόλυτου μη ελέγχου.
Ο σκοπός της σωστής διαχείρισης χρόνου δεν είναι να καταφέρουμε να κάνουμε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο – αλλά να εξασφαλίσουμε ότι ο χρόνος μας χρησιμοποιείται με τέτοιο τρόπο ώστε αυτά που εμείς θεωρούμε σημαντικά καθήκοντα να λαμβάνουν τον χρόνο και την προσοχή που χρειάζεται.
Υπάρχει λύση; Ναι, υπάρχουν πολλές, και δεν βρίσκονται σε πολύπλοκα συστήματα διαχείρισης χρόνου, αλλά είναι ξεχωριστές για τον κάθε άνθρωπο, την κάθε ομάδα και την κάθε οργάνωση. Υπάρχουν απλές πρακτικές ιδέες για το πώς μπορείς να ξεκινήσεις να οργανώνεις καλύτερα τον χρόνο σου – εργαλεία, τεχνικές και συμβουλές για να κάνεις μια αρχή προς τη βελτίωση της διαχείρισης του χρόνου του δικού σου, αλλά και της ομάδας σου.
Βήμα 1ο
Χρησιμοποίησε τα κατάλληλα εργαλεία για να καταγράψεις πού αφιερώνεις τον χρόνο σου. Το ξέρω, ακούγεται χρονοβόρο. Ωστόσο, ο μόνος τρόπος να ξέρεις πότε έχεις πετύχει τον στόχο σου, είναι να ξέρεις από που ξεκινάς, ποια είναι η αφετηρία. Πώς διαχωρίζεσαι τον χρόνο σου, σε ποιές αρμοδιότητες, πότε συμβαίνει αυτό και πόσο χρόνο ΑΚΡΙΒΩΣ αφιερώνεις.
Βήμα 2ο
Απάντησε (μαζί με την ομάδα σου) την παρακάτω ερώτηση:
Τι θα έκανες αν είχες παραπάνω χρόνο; Πώς θα τον αξιοποιούσες; Αυτή είναι η στοχοθεσία, η διαδικασία κατά την οποία αποφασίζεις τι θέλεις να πετύχεις. Όταν έχεις καταγράψει πού θέλεις ιδανικά να αφιερώνεις τον χρόνο σου, ξέρεις που θέλεις να πας και ποιος είναι ο στόχος σου.
Βήμα 3ο
Έτοιμοι για δράση
Σχεδίασε (μαζί με την ομάδα) ένα πλάνο δράσης που να σε εξυπηρετεί, που είναι ρεαλιστικό και εφικτό. ‘Σπάσε’ τον κάθε στόχο σε ‘μικρότερες’ ενέργειες και θέσε χρονικό περιθώριο για κάθε εργασία, καθώς και για τον κάθε στόχο συνολικά. Έτσι, θα μπορείς να έχεις πιο γρήγορα μια πιο ξεκάθαρη εικόνα του πού βρίσκεσαι, τι χρειάζεται να γίνει ακόμη και να διαχειρίζεσαι καλύτερα τον εισερχόμενο όγκο εργασιών.
Βήμα 4ο
Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου δεν είναι θέμα χρόνου. Είναι θέμα προτεραιοτήτων. Τις περισσότερες φορές, οι ομάδες ή οι άνθρωποι που είναι πολύ αποτελεσματικοί, είναι γιατί κάνουν σωστή διαχείριση των προτεραιοτήτων τους και όχι μόνο. Είναι εκείνοι που σε τακτική βάση – καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία – προσδιορίζουν ξανά και ξανά τις προτεραιότητές τους. Οι περισσότεροι λέμε “δεν έχω χρόνο” – ενώ στα αλήθεια αυτό που λέμε είναι “αυτός ο στόχος δεν είναι προτεραιότητα”.
Βήμα 5ο
Το παράδοξο με τη διαχείριση χρόνου είναι ότι χρειάζεται χρόνο και δέσμευση στην αλλαγή από πρόθεση. Χρειάζεται να αφιερώσεις χρόνο για να δοκιμάσεις τεχνικές και μεθόδους. Και έπειτα, χρειάζεται να αφιερώσεις χρόνο και στην αλλαγή. Να τις κάνεις μέρος της καθημερινότητάς σου, να τις αφομοιώσεις. Και τέλος, χρειάζεται να αφιερώσεις χρόνο για να τις κρίνεις. Να δεις τι δούλεψε, τι δεν δούλεψε, τι αλλάζεις και τι κρατάς ως έχει. Μην ξεχνάς ότι ο χρόνος είναι εδώ για να εξυπηρετεί εσένα. Όχι αντίστροφα. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου έχει ως αποτέλεσμα έναν εξυπνότερο τρόπο δουλειάς, όχι έναν πιο φορτωμένο.
Και τώρα; Ποιο είναι το πρώτο βήμα που θα κάνεις για να ξεκινήσεις να διαχειρίζεσαι τον χρόνο σου καλύτερα;
Πηνελόπη Θεοδωρακάκου
Certified Personal & Executive Coach
Η Πηνελόπη σπούδασε Media Studies στο University of Sussex και συνέχισε με μεταπτυχιακό στην Επικοινωνία & τις Δημοσίες Σχέσεις στο University of Westminster στο Λονδίνο. Την κέρδισε – μόνο για τα 15 πρώτα χρόνια της καριέρας της – ο χώρος της Επικοινωνίας και των Δημοσίων Σχέσεων. Πλέον, ως Certified Personal and Εxecutive Coach υποστηρίζει τους ανθρώπους – επικεντρώνοντας τις προσπάθειές της στις γυναίκες και στους εφήβους – να σχεδιάζουν την προσωπική και την επαγγελματική τους ζωή θέτοντας και πετυχαίνοντας στόχους που έχουν νόημα και αξία για τους ίδιους. Παράλληλα, ως co-founder του Women on Top, έχει ενεργό ρόλο στο σχεδιασμό, την οργάνωση και τον συντονισμό ενεργειών του οργανισμού, καθώς και του δικτύου Mentorkids.
