Προετοιμασία μίας ΟΚοιΠ για την προσέγγιση επιχειρήσεων στα πλαίσια της ΕΚΕ
Η ανάπτυξη συνεργασιών με επιχειρήσεις στα πλαίσια της Εταιρικής Κοινωνικής Ευθύνης, δηλαδή η ευθύνη των επιχειρήσεων για την επίδραση που έχουν στην κοινωνία (Πηγή: CSR Hellas), αποτελεί μία από τις κύριες πηγές χρηματοδότησης των μη κερδοσκοπικών οργανώσεων.
Η ΕΚΕ διαχωρίζεται σε εσωτερική και εξωτερική. Η εσωτερική ΕΚΕ αφορά στην ευθύνη που έχει κάθε επιχείρηση απέναντι στο ανθρώπινο δυναμικό της (π.χ. κανόνες υγιεινής και ασφάλειας, κ.α), ενώ η εξωτερική ΕΚΕ αφορά στην ευθύνη που έχει η κάθε επιχείρηση στο ευρύτερο κοινωνικό περιβάλλον. Οπότε, όταν μία ΟΚοιΠ στοχεύει στην ανάπτυξη συνεργασίας με μία επιχείρηση στα πλαίσια της ΕΚΕ, στοχεύει στην πολιτική και τον προϋπολογισμό της εξωτερικής ΕΚΕ των επιχειρήσεων.
Παρακάτω θα αναπτύξουμε μερικά βήματα προετοιμασίας που απαιτούνται, από τη στιγμή που οι ΟΚοιΠ αποφασίσουν να προσεγγίσουν επιχειρήσεις, με στόχο την ανάπτυξη μίας αποτελεσματικής και διαχρονικής συνεργασίας στο πλαίσιο της ΕΚΕ.
Οπότε, προτού μία μη κερδοσκοπική οργάνωση προσεγγίσει μία επιχείρηση, καλό θα είναι να έχει προετοιμάσει τα εξής σημεία:
Α Φάση: Να έχει απαντήσει σε μερικά βασικά ερωτήματα όπως:
1. Ποια είναι η πολιτική της οργάνωσης όσον αφορά στην ανάπτυξη συνεργασίας με επιχειρήσεις στα πλαίσια της ΕΚΕ.
Η κάθε οργάνωση οφείλει να ορίσει την πολιτική της με βάση την οποία θα συνεργάζεται με επιχειρήσεις. Για τον καθορισμό αυτής της πολιτικής θα πρέπει να αποφασίσει εάν υπάρχουν επιχειρήσεις με τις οποίες δεν θα συνεργάζεται π.χ. γιατί, το σύνολο ή μέρος της εμπορικής δραστηριότητας της επιχείρησης αντίκειται στις καταστατικές αρχές της οργάνωσης. Επίσης, οφείλει να ορίσει τα όρια εμπλοκής της επιχείρησης στη λειτουργία της ΟΚοιΠ ή στον τρόπο υλοποίησης του έργου για το οποίο έχουν συμφωνήσει να συνεργαστούν. Η πολιτική αυτή θα πρέπει να είναι ξεκάθαρη και ολοκληρωμένη και να επικοινωνείται σε όλα τα μέλη της οργάνωσης. Με αυτόν τον τρόπο, θα αποφευχθούν καταστάσεις όπου π.χ. η οργάνωση βρίσκεται σε προχωρημένο στάδιο συζητήσεων με μία επιχείρηση και ανακαλύπτει εσωτερικά ότι δεν επιθυμεί τελικά να προχωρήσει σε μία συνεργασία.
2. Ποιο είναι το περιεχόμενο της έννοιας «Συνεργασία» μεταξύ της ΟΚοιΠ και της επιχείρησης.
Θα πρέπει η κάθε ΟΚοιΠ να προσδιορίσει τις παραμέτρους που ορίζουν την έννοια της συνεργασίας με μία επιχείρηση. Ο ορισμός της λέξης «συνεργασία» περιέχει και το εξής: «Δέχομαι και δίνω βοήθεια και υποστήριξη σε άτομο ή οργανωμένο σύνολο που επιδιώκει τους ίδιους ή συναφείς σκοπούς με τους δικούς μου». Συχνά συναντάμε συνεργασίες ΟΚοιΠ και επιχειρήσεων όπου παρατηρείται το εξής: Η επιχείρηση καταθέτει το συμφωνημένο χρηματικό ποσό στον λογαριασμό της ΟΚοιΠ και η ΟΚοιΠ από την πλευρά της εκδίδει σχετική απόδειξη ή τιμολόγιο και αποστέλλει μία ευχαριστήρια επιστολή προς την επιχείρηση. Οφείλουμε να αναγνωρίσουμε ότι, αυτό είναι ένα πρωταρχικό στάδιο ανάπτυξης συνεργασίας και ότι για να δημιουργηθεί μία διαχρονική και ολοκληρωμένη συνεργασία χρειάζεται να επαναπροσδιορίσουμε το περιεχόμενο της έννοιας «Συνεργασία» μέσα στην ΟΚοιΠ. Ένα πρώτο βήμα είναι η ΟΚοιΠ να εντάξει στον ετήσιο σχεδιασμό της και άλλες ενέργειες ενεργούς συμμετοχής των εργαζομένων της επιχείρησης με στόχο την άμεση επαφή με το έργο της και το αποτέλεσμα αυτού.
3. Τι όφελος/οφέλη έχει η ΟΚοιΠ από την ανάπτυξη συνεργασίας με μία επιχείρηση.
Πρέπει να είναι ξεκάθαρο και δηλωμένο το όφελος/τα οφέλη που έχει μία ΟΚοιΠ από τη συνεργασία με μία επιχείρηση. Λόγω της σημαντικότητας αυτού του σημείου, προτείνεται η διοικούσα ομάδα της κάθε ΟΚοιΠ να σημειώσει σε μία απλή λίστα ποια εκτιμά ότι είναι τα οφέλη και να εντοπίσει εάν αυτά διαπνέουν τον τρόπο προσέγγισης προς κάθε επιχείρηση. Με άλλα λόγια, εάν μία ΟΚοιΠ έχει εντοπίσει ποιο είναι το όφελος/τα οφέλη που έχει από μία συνεργασία, το έχει διατυπώσει ξεκάθαρα και έχει αποτιμήσει τη σημαντικότητα αυτού για την ανάπτυξή της, τότε σίγουρα η πρόταση συνεργασίας και ο τρόπος προσέγγισης προς την επιχείρηση θα είναι πιο σαφής και πιο ολοκληρωμένος.
4. Τι όφελος/οφέλη έχει μία επιχείρηση από τη συνεργασία με την ΟΚοιΠ.
Ένα επίσης σημαντικό σημείο που οφείλει κάθε ΟΚοιΠ να έχει διατυπώσει ξεκάθαρα είναι ποιο είναι το όφελος ή τα οφέλη που έχει μία επιχείρηση μέσα από τη συνεργασία μαζί της. Συχνά οι ΟΚοιΠ στέκονται στο άμεσα προφανές: ενίσχυση της ΕΚΕ και προβολή της κοινωνικής συμμετοχής της επιχείρησης στο ευρύ κοινό. Σαφώς αποτελεί ένα πολύ σημαντικό όφελος και κίνητρο από την πλευρά της επιχείρησης για την ανάπτυξη κοινωνικών δράσεων. Όμως τα οφέλη είναι πολλά περισσότερα, ένα εκ των οποίων αξίζει ειδικής μνείας: η κάθε ΟΚοιΠ οφείλει να αναγνωρίσει ότι αποτελεί ένα «κανάλι» επαφής και επικοινωνίας μεταξύ της επιχείρησης και σημαντικών κοινωνικών θεμάτων και δίνει τη δυνατότητα σε κάθε επιχείρηση να υποστηρίξει άμεσα και ουσιαστικά κοινωνικές ομάδες/κοινωνικά θέματα τα οποία, χωρίς τη συμβολή της ΟΚοιΠ η επιχείρηση δεν θα μπορούσε να προσεγγίσει. Με άλλα λόγια, η κάθε ΟΚοιΠ οφείλει να αναγνωρίσει ποιος είναι ο ρόλος της ανάμεσα στην επιχείρηση και την κοινωνία και πιο συγκεκριμένα στα κοινωνικά θέματα για την υποστήριξη των οποίων και έχει συσταθεί.
Β Φάση: Να έχει ελέγξει τα νομικά και φοροτεχνικά δικαιώματα και υποχρεώσεις που έχει η οργάνωση με βάση τη νομική της μορφή.
Από τη στιγμή της απόφασης για ανάπτυξη συνεργασίας με μία επιχείρηση θα πρέπει η οργάνωση να ορίσει μία συνάντηση με τον λογιστή και τον δικηγόρο της, προκειμένου να ελέγξει τι είδους προετοιμασία απαιτείται πριν την έναρξη της συνεργασίας με μία επιχείρηση. Αναφέρω ορισμένα ενδεικτικά σημεία προς έλεγχο: α) όταν θα συνεργαστούμε με μία επιχείρηση οφείλουμε να δημιουργήσουμε ένα συμφωνητικό. Για τη σύνταξη αυτού θα πρέπει να συμβουλευτούμε τον δικηγόρο της οργάνωσης, β) οι ΟΚοιΠ που έχουν δικαίωμα έκδοσης τιμολογίου θα πρέπει να ελέγξουν με τον λογιστή της οργάνωσης τι προετοιμασία απαιτεί η δυνατότητα έκδοσής του, εάν αυτό θα είναι επιχορήγησης ή όχι και τι πιθανές φορολογικές επιβαρύνσεις προκύπτουν μετά την έκδοση ενός τιμολογίου.
Γ Φάση: Ποιο άτομο ή/και ομάδα από την ΟΚοιΠ θα αναλάβει την προσέγγιση με τις επιχειρήσεις.
Καλό είναι να έχει προαποφασιστεί ποιο άτομο/ομάδα θα αναλάβει την επαφή με τις επιχειρήσεις και να έχει επιλεχθεί με βάση την εκπαίδευση και την προϋπηρεσία-εμπειρία που διαθέτει για αυτήν τη θέση-αρμοδιότητα. Το ιδανικό σενάριο είναι να το αναλάβει ένα έμμισθο μέλος της οργάνωσης το οποίο έχει σχετική εμπειρία είτε σε ακαδημαϊκό επίπεδο (π.χ. σπουδές σε χρηματοοικονομικά, διοίκηση επιχειρήσεων, marketing και επικοινωνία) ή, ακόμα πιο σημαντικό, σχετική επαγγελματική προϋπηρεσία (σε χρηματοοικονομικά-fundraising, πωλήσεις, marketing & επικοινωνία).
Ένα επιπλέον σημείο είναι να έχει αποφασιστεί εάν θα εμπλακούν εθελοντές της οργάνωσης και εάν ναι, ποιος θα είναι ο δικός τους ο ρόλος. Θεωρείται θεμιτή η συμμετοχή εθελοντών με σχετικό ακαδημαϊκό/επαγγελματικό υπόβαθρο εφόσον η οργάνωση έχει τον χρόνο να τους προετοιμάσει και να τους εκπαιδεύσει κατάλληλα. Όσον αφορά στον ρόλο που μπορούν να αναλάβουν, στην αρχή και για ένα εύλογο χρονικό διάστημα, μπορούν να λειτουργήσουν υποστηρικτικά με το έμμισθο μέλος και να συμβάλλουν στην εσωτερική οργάνωση και προετοιμασία προτάσεων προς επιχειρήσεις.
Το επόμενο βήμα είναι η δημιουργία σχετικής παρουσίασης (powerpoint presentation) που θα περιλαμβάνει πληροφορίες για τη μη κερδοσκοπική οργάνωση (ταυτότητα, όραμα, αξίες), τις δράσεις της και περιγραφή του κοινού στο οποίο απευθύνεται, κλείνοντας με μία σύντομη ανάπτυξη του αιτήματος προς την εκάστοτε επιχείρηση.
Όλα τα παραπάνω είναι σημαντικά βήματα προετοιμασίας και βοηθάνε την οργάνωση στη δημιουργία εσωτερικής κουλτούρας και πολιτικής, ορίζοντας -και ξεκαθαρίζοντας, τον τρόπο προσέγγισης της οργάνωσης και ανάπτυξης συνεργασίας με τις επιχειρήσεις.
Λένα Παναγιωταρέα
Σύμβουλος Στρατηγικής και Διαχείρισης Έργων
