Λογιστικά: Διαδικασίες Έναρξης Εποπτείας και Ετήσιας Κατάθεσης Δικαιολογητικών Στην Περιφέρεια για τα Σωματεία/Συλλόγους

Ένα από τα συχνά ερωτήματα που λαμβάνουμε στο HIGGS προέρχεται από σωματεία/συλλόγους οι οποίοι δεν γνωρίζουν πλήρως τις αναγκαίες πράξεις που πρέπει να κάνουν όσον αφορά στις σχέσεις τους με το κράτος. Στην υπαρκτή σύγχυση, δε, συνδράμει το γεγονός ότι ανά περιφέρεια μπορεί κανείς να ακούσει διαφορετικά πράγματα όσον αφορά στο εάν, στο που και στο πως οφείλουν να υποβάλλουν συγκεκριμένα έγγραφα στις κατά περίπτωση Περιφέρειες. Έτσι, θεωρούμε ότι είναι αρκετά βοηθητική η αποσαφήνιση του ισχύοντος νομοθετικού πλαισίου ώστε να είναι ξεκάθαρες οι αναγκαίες ενέργειες καθώς και να αποτελέσει σημείο αναφοράς προς τους αρμόδιους φορείς, στις περιπτώσεις εκείνες όπου δεν έχει συστηματικοποιηθεί η διαδικασία από την πλευρά τους. Στόχος είναι να απαντηθούν ερωτήματα όπως π.χ. οφείλω να εγγραφώ στην κατά τόπους περιφερειακή αρχή; Μήπως πρέπει να πηγαίνω στον αρμόδιο δήμο; Η διαδικασία είναι one-off ή πρέπει να επαναλαμβάνεται τακτικά; Στη δεύτερη περίπτωση να αναμένω πρόσκληση/ειδοποίηση από τον αρμόδιο φορέα ή να παίρνω εγώ την πρωτοβουλία; Ποιες οι κυρώσεις αν δεν το πράξω; κτλ.

Σημαντικό είναι να σημειώσουμε ότι τα σωματεία/σύλλογοι απαλλάσσονται της τήρησης βιβλίων του πρώην Κ.Φ.Α.Σ πλην όμως λόγω του ότι εποπτεύονται από την αρμόδια Περιφέρεια, υποχρεούνται στη θεώρηση σχετικών βιβλίων και γραμματίων είσπραξης προσκομίζοντας ετησίως κάποια δικαιολογητικά προκειμένου να κρατούν τον φάκελό τους επικαιροποιημένο.

Συγκεκριμένα, τα Σωματεία στα οποία αναφέρεται ο Ν.281/1914, όπως τα πολιτιστικά σωματεία, κατόπιν της ιδρύσεώς τους οφείλουν να προσκομίσουν στην Περιφέρεια, και όχι όπως εν πολλοίς καταχρηστικά γίνεται σε κάποιους δήμους, τα εξής δικαιολογητικά:

1.Ισχύον Καταστατικό του Σωματείου.

2.Πιστοποιητικό καταχώρησης στο βιβλίο Σωματείων του οικείου Πρωτοδικείου.

3.Πρακτικό Συγκρότησης σε Σώμα – Εκλογή Προεδρείου προσωρινής διοικούσας επιτροπής, όπως  ορίστηκε από το δικαστήριο στην απόφαση σύστασης.

4.Αν έχουν ήδη πραγματοποιηθεί οι Αρχαιρεσίες υποβάλλονται: 

4α.Απόσπασμα Πρακτικού Γ.Σ. περί προκήρυξης αρχαιρεσιών (ορισμός ημερομηνίας – εκλογή εφορευτικής), για ανάδειξη μελών Δ.Σ και Εξελεγκτικής Επιτροπής, από το Βιβλίο Πρακτικών Γενικών Συνελεύσεων (υπογεγραμμένο από τον Πρόεδρο και τον Γραμματέα της Γ.Σ. και θεωρημένο από τον Γραμματέα του Δ.Σ.). Συνημμένη κατάσταση παρόντων ταμειακώς εντάξει μελών (ονόματα-υπογραφές) .

4β.Πλήρη πρακτικά της Εφορευτικής Επιτροπής για ανάδειξη μελών Διοικητικού Συμβουλίου και Εξελεγκτικής Επιτροπής (με υπογραφές από την εφορευτική επιτροπή και θεωρημένα από τον Γραμματέα του Δ.Σ.).

4γ.Απόσπασμα Πρακτικού συγκρότησης σε σώμα και εκλογής προεδρείου του Διοικητικού Συμβουλίου, από το Βιβλίο Πρακτικών συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου (υπογεγραμμένο από τον Πρόεδρο και θεωρημένο από τον Γραμματέα του Δ.Σ.).

5.Στοιχεία επικοινωνίας (τηλ – mail – fax – ταχ. διευθ.) του σωματείου και των μελών του Δ.Σ. και της Εξελεγκτικής Επιτροπής,

6α.Κατάσταση ακίνητης περιούσιας ή κινητής περιουσίας μεγάλης αξίας (Αν το Σωματείο διαθέτει τέτοια περιουσία).  

6β.Το σωματείο δεν έχει περιουσία.

συνοδευόμενα από την ΠΣ 1 αίτηση η οποία μπορεί να βρεθεί εδώ https://www.pattikis.gr/citizen/

Με την κατάθεση των δικαιολογητικών θεωρείται και ένας αριθμός γραμματίων είσπραξης (Αποδείξεων Είσπραξης) τα οποία μετά θα μπορούν να τα αξιοποιήσουν για την είσπραξη χρηματικών πόρων. Τα Βιβλία (Ταμείου, Πρακτικών Δ.Σ., Πρακτικών Γ.Σ., Περιουσιακών Στοιχείων, Πρωτοκόλλου κλπ) δεν θεωρούνται αλλά απλά αριθμούνται και σφραγίζονται με την στρογγυλή σφραγίδα του Σωματείου.

Κατόπιν τούτων ξεκινάει η εποπτεία του Σωματείου από την Περιφέρεια και υποχρέωσή του είναι, προκειμένου να είναι ενήμερος ο φάκελός του, να προσκομίζει ετησίως, μαζί με την αίτηση ΠΣ 2 η οποία μπορεί επίσης να βρεθεί εδώ https://www.pattikis.gr/citizen/  τα εξής δικαιολογητικά:

1)Θεωρημένο  αντίγραφο πρακτικού ετήσιας απολογιστικής Γ.Σ. παρελθόντος έτους, στην οποία η Γ.Σ. εγκρίνει τον οικονομικό και διοικητικό απολογισμό και απαλλάσσει των ευθυνών του το Δ.Σ.

Συνημμένα εμπεριέχεται:

1α)Θεωρημένο Αντίγραφο από την Κατάσταση παρόντων στη Γ.Σ ταμειακώς εντάξει μελών (ονόματα-υπογραφές).

Επίσης εμπεριέχεται:

1β) Οικονομικός Απολογισμός παρελθόντος έτους (υπογεγραμμένος από τον Πρόεδρο και τον Ταμία του Δ.Σ. και θεωρημένο από τον Γραμματέα του Δ.Σ.).

Επίσης εμπεριέχεται:

1γ) Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής παρελθόντος έτους(με εισήγηση απαλλαγής Δ.Σ.) (υπογεγραμμένη από την Επιτροπή και θεωρημένη από τον Γραμματέα του Δ.Σ.).

2α) Κατάσταση ακίνητης περιούσιας ή κινητής περιουσίας μεγάλης αξίας (Αν το Σωματείο διαθέτει τέτοια περιουσία).  

2β) Καμία μεταβολή στην περιουσία που σας έχουμε δηλώσει

2γ) Το Σωματείο δεν έχει περιουσία.

3) Σε περίπτωση εκλογών :

α) Απόσπασμα πρακτικών προκήρυξής τους από τη Γ.Σ. (ημερομηνία – εκλογή εφορευτικής επιτροπής) .

β) Πλήρη πρακτικά Εφορευτικής Επιτροπής για εκλογή Δ.Σ. και Ε.Ε.  (Θεωρημένα αντίγραφα).

γ) Θεωρημένα αντίγραφο πρακτικού Δ.Σ.  συγκρότησης σε Σώμα (εκλογή προεδρείου).

δ) Πίνακα με στοιχεία επικοινωνίας μελών Δ.Σ. και Ε.Ε.

(Γενικά: οι θεωρήσεις αντιγράφων πρακτικών γίνονται από τoν Γραμματέα του Δ.Σ) .

4) Αν δεν μεσολάβησαν εκλογές, σημειώνεται στο παρόν: Το Δ.Σ. παραμένει το ίδιο με αυτό, που υπάρχει  ήδη στον φάκελο του Σωματείου.

5) Για θεώρηση νέων γραμματίων είσπραξης προσκομίζονται τα τελευταία θεωρημένα μπλοκ αποδείξεων είσπραξης για ακύρωση από την υπηρεσία μας των μη χρησιμοποιηθέντων ή κατεστραμμένων φύλλων κατόπιν αιτήσεως του Σωματείου και προσκομίζονται αριθμημένα τα νέα προς θεώρηση Για τα νέα μπλοκ βλέπε παρατηρήσεις παρακάτω.

Πολύ σημαντικό είναι επιπρόσθετα το ακόλουθο: βάσει του άρθρου 52 του ν. 4446/2016 (ΦΕΚ Α 240/22.12.2016) προβλέπεται η υποχρεωτική συμμετοχή των δικηγόρων ως δικαστικών αντιπροσώπων σε αρχαιρεσίες συλλογικών οργάνων. Ρητά αναφέρεται βεβαίως στην ως άνω διάταξη ότι ο ορισμός του δικαστικού αντιπροσώπου γίνεται από τον Δικηγορικό Σύλλογο, ήτοι από το Δ.Σ. του Συλλόγου (με όποιον τρόπο αυτό αποφασίσει), και όχι βεβαίως από το Γραφείο του Προέδρου ή οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία. Επομένως πριν τη διενέργεια αρχαιρεσιών, υποβάλλεται από το Δ.Σ. αίτηση στον Δικηγορικό Σύλλογο της περιοχής για τον ορισμό δικαστικού αντιπροσώπου.

Αξιοσημείωτο της διαδικασίας αποτελεί το γεγονός, το οποίο τελικά εν μέρει οδηγεί σε διαφορετικές προσεγγίσεις του θέματος τόσο από αρμόδιες υπηρεσίες όσο και από σωματεία/συλλόγους, ότι γενικά δεν προβλέπονται άμεσες ή έμμεσες κυρώσεις από τις περιφέρειες για τη μη έγκαιρη προσκόμιση των παραπάνω δικαιολογητικών. Όμως, η μη τήρηση των ανωτέρω υποχρεώσεων προκαλεί στρεβλώσεις στην απρόσκοπτη λειτουργία των Σωματείων και μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μια εικόνα κακοδιαχείρισης και μη ορθής παρακολούθησης των διαδικασιών εκ μέρους του ΔΣ , με ότι αυτό συνεπάγεται.

Χαράλαμπος Κληρονόμος

Λογιστής/Φοροτεχνικός